La teoría de la administración (TA), que estudia la administración de las organizaciones en general y las empresas en particular, es una teoría que comenzó dedicándose a estudiar algunos pocos aspectos y variables de la organización y se orientó sólo hacia los problemas más concretos e inmediatos desde el punto de visita de su aplicación pero luego fue expandiéndose y ampliando su objeto de estudio de manera paulatina y no uniforme; cada teoría aportó diferentes aspectos y variables que consideró pertinente para fundamentar conclusiones o solucionar problemas de la época.
La historia de la TA comienza a principios del siglo XX y puede resumirse en cinco etapas diferentes que se superponen, cada una de las cuales destaca un aspecto importante de la administración:
1) Énfasis en las tareas
La escuela de administración científica fue iniciada a comienzos del siglo XX por el ingeniero estadounidense Frederick W. Taylor (1856-1915), y creía que el desperdicio y las pérdidas que se generaban dentro de las empresas se resumía a la individualidad de cada obrero; ya que éste basaba su método de trabajo en experiencias personales, y el proceso en general no sólo acababa siendo desparejo sino que también resultaba difícil de supervisar, controlar y estandarizar utensilios y herramientas de trabajo.
Taylor propuso la ejecución de las mismas tareas, pero de un único método planeado y estudiado por un profesional especializado en las mismas. Esta administración de tareas se basaba en la organización racional del trabajo obrero (para ir hacia la eficiencia), estudiando tiempos y movimientos: las actividades más complejas eran subdivididas en actividades más sencillas y éstas en movimientos elementales, para facilitar su racionalización y estandarización. Luego, éstas actividades eran cronometradas para determinar el tiempo medio necesario para que un obrero normal realice la tarea debidamente racionalizada, además de para controlar el desempeño de cada obrero. A su vez, los obreros eran motivados por intereses salariales. Al buscar una productividad siempre mayor, la administración científica se orientó hacia la tecnología de producción en masa; que se suponía preveía el aumento de la producción, la reducción o disminución de costos y mejor calidad en el trabajo.
2) Énfasis en la estructura organizacional
En esta fase, administrar se refiere sobre todo a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, y dirigir y controlar sus actividades. Se comprueba que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de la eficiencia de sus trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad.
La preocupación por la estructura de la organización constituye una enorme ampliación del objeto de estudio de la TA. El microenfoque en la tarea de cada obrero se amplía a la estructura organizacional de toda la empresa. Los enfoques relacionados con la estructura organizacional son tres: teoría clásica de Fayol, teoría de la burocracia de Weber y teoría estructuralista.
A pesar de que se intentó establecer varios tipos de organizaciones y se desarrollaron análisis comparativos que incluyeron el análisis de la estructura interna de la empresa y el ambiente externo, se comprobó que la innovación y el cambio son fuente de conflictos en las empresas, y que el conflicto es una importante señal de vitalidad en las organizaciones: señal de ideas y actitudes diferentes que chocan y muchas veces son antagónicas.
3) Énfasis en las personas
Es la fase en que administrar es, sobre todo, tratar con personas; este enfoque de la TA intenta destacar las personas dentro de las empresas y deja en segundo plano la estructura y las tareas. Es un enfoque humanista que no sólo estudia las relaciones humanas, sino también el comportamiento de esas relaciones dentro de las organizaciones.
4) Énfasis en la tecnología
Es la fase en que administrar significa emplear la tecnología para obtener la máxima eficiencia posible. Con la llegada de la cibernética, la mecanización, la automatización, la computación y más recientemente la robótica, la tecnología de la información puesta al servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y a condicionar su funcionamiento.
La corriente inglesa de Tavistock empezó a concebir la empresa como un sistema sociotécnico en el que interactúan dos subsistemas estrechamente interdependientes: el subsistema social o humano (compuesto de personas, sus valores, habilidades y conocimientos) y el subsistema tecnológico (compuesto de equipos y tareas).
5) Énfasis en el ambiente
Es la fase en que administrar es, en especial, enfrentar las demandas del ambiente y obtener la máxima eficacia en la empresa. Debido a la influencia de la teoría de sistemas en la TA, se comprobó que estudiando sólo las variables internas no se lograba una amplia comprensión de la estructura y el comportamiento organizacionales. En consecuencia, fue necesario estudiar las variables externas, situadas fuera de los límites de la empresa, que influyen profundamente en sus aspectos estructurales y de comportamiento. Las relaciones de la interacción de las empresas y sus ambientes explicaron mejor ciertos aspectos de la estructura organizacional y los procesos operacionales utilizados por las empresas.
