Esta primer teoría trata sobre las necesidades de los empleados, y propone que dentro de cada persona existe una jerarquía de cinco necesidades. Una vez que una necesidad se satisface por completo, un individuo no está motivado para satisfacer esa necesidad. Por lo tanto , para motivar a alguien, se necesita entender en que nivel de necesidad dentro de la jerarquía se encuentra esa persona y concentrarse en satisfacer las necesidades de ese nivel o sobre ese nivel.
Maslow separó las cinco necesidades en niveles superiores e inferiores. Las necesidades fisiológicas y de seguridad como necesidades de orden inferior y las sociales, de estima y de autorealización como necesidades de orden superior. Las necesidades de orden inferior se satisfacen externamente, mientras que la de orden superior se satisfacen de manera interna.
La Teoría X es una visión negativa de las personas, la cual asume que los trabajadores tienen pocas ambiciones, les disgusta su empleo, quieren evitar las responsabilidades y necesitan ser controlados de cerca para trabajar efectivamente,
La Teoría Y es una visión positiva que supone que los empleados disfrutan el trabajo, buscan y aceptan las responsabilidades, y utilizan su autodirección. McGregor creía que los supuestos de la teoría Y debían guiar la práctica gerencial y proponía que la participación en la toma de decisiones , los trabajo de responsabilidad y desafíos, así como las buenas relaciones en el grupo, maximizarían la motivación de los empleados.
Cuando las personas se sienten bien en su trabajo, tienden a citar factores intrínsecos propios del puesto mismo, como el logro, el reconocimiento y la responsabilidad. Cuando se sienten insatisfechas, tienden a citar factores extrínsecos que se presentan a partir del contexto laboral, como las políticas y la administración, la supervisión, las relaciones interpersonales y las condiciones laborales de la compañía.
Lo opuesto a "satisfacción" es "no satisfacción", y lo opuesto a "insatisfacción" es "no satisfacción".
Herzberg cree que los factores que llevan a la satisfacción laboral son distintos de aquellos que llevan a la insatisfacción laboral. Los gerentes que buscan eliminar los factores que generan insatisfacción laboral pueden evitar que las personas estén insatisfechas pero no necesariamente motivadas. Llamó factores de higiene a los factores extrínsecos que generan insatisfacción laboral. Para motivar a las personas, sugiere enfatizar los motivadores, es decir los factores intrínsecos relacionados con el trabajo mismo.
La alta necesidad de logro no lleva de manera necesaria a ser un buen gerente, en especial en las grandes organizaciones. Eso se debe a que los grandes realizadores se enfocan en sus "propios logros", en tanto que los buenos gerentes hacen hincapié en ayudar a otros a lograr sus metas. Los mejores gerentes tienden a tener una alta necesidad de poder y una baja necesidad de afiliación.
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